Pembahasannya sangat mendasar yaitu tentang menerbitkan purchase order. Bagaimana agar purchase order bisa meminimalisir kelebihan barang dan kekurangan barang? Bukankah ini inti sari dari pembahasan ITO?

Kelebihan barang disebabkan,
pemesanan lebih besar daripada kemampuan jual. Baik dari jenis item atau pun jenis barangnya.

Jadi bagaimana membeli barang dengan jenis item dan jumlah barang yang tepat? Bagaimana pengelolaan retail tidak pusing dengan pemilihan item dan jumlahnya? Biarkan sistem komputer yang berfikir. Pemiliknya malas-malasan…

Dalam pengelolaan stok, ada beberapa data yang harus dipahami:
1. Maksimum barang yang ada di toko. Untuk menghindari kelebihan stok.
2. Buffer stock. Untuk menghindari kekurangan stok.
3. Minimal order. jumlah unit minimal suplier akan mengirimkan barang.
4. Penjualan per hari. Baik dalam kondisi biasa maupun seasonal.
5. Berapa lama suplier bisa mengirimkan barang sejak barang di pesan.
Ini kunci dasar agar barang tidak kelebihan dan kekurangan stok.

Istilah-Istilah stok yang perlu dipahami :
1. Max = batas maksimum barang di toko
2. On Hand = data stok yang ada versi komputer
3. Lead time = Waktu yang dibutuhkan suplier untuk memenuhi kebutuhan pelanggannya sejak pengiriman PO hingga barang terkirim dan diterima oleh konsumen
4. Lead time stock = Lamanya lead time x penjualan perhari produk tersebut. Ini untuk mengetahui berapa estimasi penjualan di toko dari suplier menerima PO hingga sampai ke gudang kita. Ini perlu diantisipasi.

Perhitungan lead time stock dan buffer stock bertujuan disamping agar barang tidak kelebihan juga tidak kekurangan pada saat menunggu barang tiba dari suplier.

Jadi Max stock di sistem aplikasi komputer tujuannya:
1. Barang tidak kelebihan
2. Barang tidak kekurangan

Bagaimana menghitung max stock di sistem komputer =
Buffer stock + lead time stock + minimal order.

Berapa estimasi pemesanan barang (PO)?
1. Hitung selisih Max stock dan On Hand atau Max stock – On hand
2. Berapa minimal order
Kedua data ini diperbandingkan.

Bila point 1 lebih besar atau sama dengan point 2, maka pesan atau terbentuk PO. Bila point 1 lebih kecil dari point 2, maka tidak jadi pesan. Sistem komputer tidak menerbitkan PO.

Demikian salah satu cara menerbitkan PO barang dagangan yang dijual di toko retail agar tujuan ITO tercapai.

Salam 5 Jari

*) Penulis adalah Mentor Nasional AMRI dan Owner Baksolahar

Materi ini disampaikan saat kuliah WA di grup AMRI RIAU